よくある質問（FAQ）

入金予定日から数日〜1週間後に「初回のご確認(やんわり)」、1〜2週間後に「2回目のお願い(期限明示)」、2か月分以上たまったら「長期未納(相談提案)」、それでも応答がなければ「最終のご案内(退会・休会含み)」という4段階が実務的です。初回を送るのが早いほど「事務的な確認」として自然に伝わり、角が立ちにくくなります。当サイトのジェネレーターはこの4段階に対応しています。

コツは4つです。(1)先生個人ではなく「教室の会計・システム」を主語にする(「入金の確認が取れておりません」と事務連絡化する)。(2)未納と断定せず、「行き違いでしたらご容赦ください」の一文を必ず添える。(3)支払い方法と期限を毎回セットで書き、相手を迷わせない。(4)「ご事情があればご相談ください」と出口を用意する。当サイトのジェネレーターは、この4点を織り込んだ文面を生成します。

普段の連絡手段と同じ媒体で送るのが基本です。ふだんLINEやアプリでやり取りしている教室なら、初回・2回目はLINEで十分です。長期未納や最終のご案内など重要度が上がる段階では、記録が残り改まった印象になるメールや手紙(おたより)を併用すると、「事務手続きとして進んでいる」ことが伝わりやすくなります。口頭(送迎時の立ち話)は気まずさが残りやすいため、書面に統一するのがおすすめです。

規約に定めがあれば請求しうるとされていますが、上限に注意が必要です。消費者契約法では、金銭債務の遅延損害金について年14.6%を超える部分は無効とされる場合があるとされています。また「平均的な損害」を超えるキャンセル料・違約金も同様です。延滞金の設定・請求を検討する場合は、規約の記載と金額の妥当性を、必要に応じて弁護士等の専門家にご確認ください。

深夜・早朝の連絡の繰り返し、勤務先への連絡、教室内での名指しの掲示、他の保護者の前での催促、「支払わないと困ることになる」といった威迫的な表現は避けるべきとされています。貸金業法21条の取立て規制は貸金業者向けの規定で教室には直接適用されませんが、行き過ぎた態様の参考ラインとしてよく引かれ、一般の債権回収でも不法行為と評価されるおそれがあります。詳細は本サイトの「法的な線引き」をご覧ください(出典付き)。

退会後も未納分の請求は可能とされていますが、時効に注意が必要です。2020年施行の改正民法で、債権の消滅時効は原則「権利を行使できると知った時から5年」とされています。また、学習塾・語学教室は特定商取引法の「特定継続的役務提供」に該当する場合があり、中途解約時に請求できる金額に上限があります。長期・高額の案件は、弁護士等の専門家に相談するのが安全です。

生成される文面は、業種別の型に沿ったたたき台です。金額・期日・支払い方法・教室名はご自身の運用に合わせて必ず調整してください。とくに最終段階(退会含み)の文面は、ご入会時の会則・規約に「未納時の取り扱い」の定めがあることが前提になります。規約に定めがない場合は、先に規約を整えることをおすすめします。当サイトの文面は一般的な参考情報であり、法的助言ではありません。